Im Gegensatz zur klassischen ERP-Software, passt sich Cloud-ERP als sogenannte Software-as-a-Service-Variante (kurz SaaS) deutlich flexibler an Veränderungen an. Zudem lassen sich mit Cloud-ERP Kosten einsparen, da unter anderem keine Investitionen für Hardware erforderlich sind. Informieren Sie sich im Folgenden, wie sich Cloud-ERP von einem herkömmlichen ERP-System unterscheidet, welche Vorteile es bietet und ob sich der Einsatz in Ihrem Unternehmen lohnt.
Was ist Cloud-ERP?ERP-System?
Bei Cloud-ERP handelt es sich um eine System-Variante des Enterprise Resource Planning. Hierbei spielt sich nahezu alles auf Cloud-Plattformen ab, was den Nutzern von ERP mehr Flexibilität bietet.
Im Gegensatz zu einem herkömmlichen ERP-System mit komplexer IT-Infrastruktur benötigt es für eine ERP-Lösung in der Cloud lediglich eine stabile Internetverbindung, einen Webbrowser und mindestens einen PC. Bei dieser webbasierten Softwarelösung entfallen häufig auch die organisatorischen Voraussetzungen, die es normalerweise bei der Integration eines ERP-Systems braucht. Das Einzige, was Sie als Cloud-ERP-Nutzer tun müssen, ist, alle relevanten Daten ins System einzuspeisen und zu speichern. Für den Rest ist der Cloud-Anbieter verantwortlich.
In dessen Verantwortungsbereich fallen unter anderem:
- eine regelmäßige Datensicherung
- die Behebung technischer Probleme
- Optimierung und Erweiterung der Funktionalitäten
- Wartung und Updates
Für Sie bedeutet das: Während sich Ihr Cloud-ERP-Anbieter um diese Details kümmert, kann sich Ihr Unternehmen voll und ganz aufs Kerngeschäft fokussieren.
Welche Vorteile hat Cloud-ERP gegenüber herkömmlichen Lösungen?
Ob Cloud oder Server – ERP-Systeme bieten Unternehmen grundsätzlich zahlreiche Vorteile. Doch im Zeitalter der Digitalisierung setzen sich Cloud-ERP-Lösungen immer mehr durch, da sie gegenüber herkömmlichen ERP-Lösungen zahlreiche Wettbewerbsvorteile bieten. Zum Beispiel fallen langwierige Installationen, Wartungskosten und vieles mehr bei der Nutzung von Cloud-ERP weg. So können Sie eine Menge Zeit und Kosten einsparen. Außerdem hat jeder Nutzer über das Internet weltweit uneingeschränkten Zugriff aufs ERP-System. Das macht ebenfalls eine mobile Nutzung möglich.
- Geringe Anschaffungskosten
Da das ERP-System in der Cloud genutzt wird, entfallen Die Kosten für eine spezielle Infrastruktur, wie z. B. die Hardware. So profitieren Sie von einer erheblichen Kostenersparnis. - Schnelle Inbetriebnahme
Die Einführung eines Cloud-ERP-Systems ist deutlich weniger komplex als die einer herkömmlichen ERP-Lösung. Denn die Einrichtung der kompletten IT-Infrastruktur entfällt dadurch, dass alle Mitarbeiter über das Internet auf die Software zugreifen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: weniger Aufwand und damit eine schnellere Verfügbarkeit. - Niedrige Betriebskosten
Bei Cloud-ERP liegt die gesamte IT-Infrastruktur für das System beim externen Provider. Das reduziert die Betriebskosten um ein Vielfaches. Denn der Cloud-ERP-Anbieter übernimmt die komplette Verantwortung für die Administration, Wartung und Instandhaltung. Das heißt: Die Personalkosten für diese Aufgabe sparen Sie ein. - Schnelles Wachstum möglich
Cloud-ERP bietet die Möglichkeit, Leistungen und Module schnell und einfach dazu zu buchen oder wieder abzubestellen. Auch das Datenvolumen ist jederzeit skalierbar. Das macht Ihr Unternehmen völlig flexibel und fördert schnelles Wachstum. Ein wichtiger Erfolgsfaktor! - Standortunabhängiges und mobiles Arbeiten
Cloud-ERP-Systeme werden über das Internet genutzt. Deshalb sind sie jederzeit und überall verfügbar – standortunabhängig und mobil. Das heißt: Ihre Mitarbeiter sind nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden. Stattdessen können Sie die ERP-Lösung völlig flexibel in der Cloud nutzen. Insbesondere wenn Mitarbeiter viel unterwegs sind oder Ihr Unternehmen mehrere Filialen hat, ist das ein großer Vorteil. - Ohne Aufwand auf dem neuesten Stand
Bei einer Cloud-Lösung profitieren Sie von dem Vorteil, dass Sie keine Updates selbst installieren müssen. Denn das übernimmt Ihr ERP-Cloud-Anbieter für Sie. Die Updates werden automatisch im Hintergrund installiert. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Technik, ohne Zeit investieren zu müssen.
Cloud-ERP und Datensicherheit: Überschaubares Risiko
Die Tatsache, dass durch die Nutzung von Cloud-ERP alle Risiken in Bezug auf IT, Datenschutz und -sicherheit in der Verantwortung des Cloud-Anbieters liegen, spricht für einen weiteren positiven Nutzen einer Cloud-ERP-Lösung. Vorausgesetzt dies wird mit dem jeweiligen Anbieter vertraglich so geregelt. Provider haben immer ein Auge darauf, dass sie die aktuellsten Sicherheitsstandards einsetzen. Außerdem führen diese regelmäßig Datensicherungen durch, die sie doppelt absichern. Das sorgt für ein Höchstmaß an Datensicherheit.
Ein kleines Manko hat ein ERP-System jedoch, das direkt über die Cloud läuft: Je nach Internetverbindung oder möglichen Störungen, die jederzeit auftreten können, kann die Nutzung zeitweise und unvorhersehbar beeinträchtigt werden. Aber auch bei einem Standard-ERP-System sind technische Störungen nicht zweifelsfrei auszuschließen.
Gut zu wissen: Es gibt in der Regel eine Testphase, in der Sie testen können, ob die ausgewählte oder eine andere Cloud überhaupt für Ihre Zwecke und Ihr Unternehmen geeignet sind und die allgemeinen Anforderungen erfüllen.
Cloud-ERP ja oder nein?
Sollten Sie sich unsicher sein, ob eine Cloud-ERP-Software für Ihr Unternehmen infrage kommt, sollten Sie zunächst abklären, welchen konkreten Nutzen Sie daraus für Ihre Firma ziehen können. Wenn beispielsweise hohe ERP-Kosten für die System-Einführung vermieden werden sollen und das Budget für die passende Business-Lösung ohnehin begrenzt ist, könnte ERP in der Cloud erst recht für Ihr Unternehmen von Vorteil sein. Auch wenn die technischen Mittel beschränkt sind, Sie also nicht über die nötige IT-Infrastruktur verfügen, die für die Integration eines ERP-Systems benötigt wird, ist die Entscheidung für ein Cloud-ERP-System sinnvoll.
Cloud-ERP: Die hybride Alternative
Tritt der Fall ein, dass Unternehmen sensible Daten nicht herausgeben können oder dürfen, kommt ggf. eine weitere Variante infrage: die hybride Cloud. Hier wird die firmeneigene IT-Infrastruktur an das Cloud-basierte Netzwerk des jeweiligen Anbieters angebunden. Sensible Daten, die nicht herausgegeben oder bei Dritten gespeichert werden dürfen, können weiterhin im eigenen Rechenzentrum gespeichert und verwaltet werden. Alle anderen Daten und Vorgänge können dagegen problemlos in der Cloud abgelegt werden. Diese hybride Cloud-Lösung für ERP-Systeme ist ein möglicher Weg, den Firmen einschlagen können, für die eine herkömmliche Cloud-Anbindung aus diversen Gründen nicht möglich ist. Und dennoch kommen sie in den Genuss der Vorteile, die ein Cloud-basiertes ERP-System mit sich bringt.
Bekannte Cloud-ERP Anbieter im Überblick
Auf dem Markt gibt es viele Cloud-ERP-Anbieter. Aber nicht jede Cloud-ERP eignet sich für alle Unternehmensgrößen oder Branchen. Für große Firmen mit komplexen Prozessen oder sehr speziellen Anforderungen beispielsweise reichen die angebotenen Module oftmals nicht aus oder müssen hinzugebucht werden. Das wiederum verursacht Extrakosten. Für KMUs und Start-ups dagegen ist Cloud-ERP eine echte Alternative.
Welche Cloud-ERP ist am besten für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche geeignet? Wir haben Ihnen eine Liste bekannter Cloud-ERP-Anbieter zusammengestellt:
- Actindo
- APplus
- Comarch
- deltra orgaMAX Cloud
- Epicor ERP
- faveo 365
- Infor CloudSuite
- kameonERP
- lexbizz
- Maconomy
- NetSuite ERP
- myfactory Cloud ERP
- Oracle ERP Cloud
- Sage 50cloud
- Sage 100cloud Plus
- SAP BusinessOne
- Scopevisio
- weclapp
Häufige Fragen zur Nutzung von Cloud-ERP-Systemen
1. Wie sicher sind Cloud-basierte ERP-Systeme und wie steht es mit dem Datenschutz?
Unternehmer wollen und müssen in Sachen IT-Lösungen mit der Zeit gehen. Doch gerade bei einem Cloud-basierten ERP-System kommt der Datenschutz ins Spiel und gestaltet die Entscheidung für die Cloud doch etwas schwierig.Die Einführung eines ERP-Systems an sich vereinfacht schon einiges in einem Unternehmen. Doch durch die Ankopplung an eine Cloud erscheint die Softwarelösung vielen Nutzern noch attraktiver.
Da weder ein eigener Server noch entsprechende IT-Mitarbeiter benötigt werden, ziehen Firmen immer häufiger die Nutzung eines ERP-Systems in Verbindung mit einer Cloud in Erwägung. Alle relevanten Daten müssen lediglich an den Cloud-Anbieter übermittelt werden und schon kann es losgehen. Doch wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Vor allem Kunden gegenüber ist das eine heikle Sache. Und auch in Sachen sensible Daten müssen Unternehmen für den nötigen Schutz sorgen.
2. Was passiert mit persönlichen Daten in der Cloud?
In Bezug auf Cloud-Services herrscht generell ein gewisses Maß an Misstrauen, was die Weitergabe persönlicher Daten betrifft – ob privat oder geschäftlich. Schließlich werden dem Drittanbieter alle möglichen Daten und Informationen anvertraut, in der Hoffnung, diese lägen dann an einem sicheren Ort. Doch vor allem was amerikanische Cloud-Anbieter betrifft, sind viele Firmeninhaber skeptisch. Grund hierfür ist vor allem die Überwachungsaffäre aus dem Jahr 2013. Die größte Sorge der potenziellen Nutzer ist dabei, dass die US-Regierung im Ernstfall die Cloud-Anbieter zur Herausgabe der gespeicherten Daten zwingen könnte. Achten Sie daher am besten darauf, dass die Cloud sich in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum befindet und sie den deutschen Datenschutzrichtlinien unterliegt. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.
3. ERP-System und Cloud: Der rechtliche Faktor
Eine weitere Frage, die sich Nutzer von Cloud-basierten ERP-Systemen stellen müssen, ist die, welcher Gerichtsstand gilt. Wenn sich der Firmensitz in Deutschland, der Server und Cloud-Anbieter jedoch in anderen Ländern befindet, könnte sich die Klärung im Falle von rechtlichen Angelegenheiten schwierig gestalten, sollte diese nicht ausdrücklich per Vertrag geregelt sein und rechtlich greifen. Daher ist auch vom rechtlichen Standpunkt aus gesehen ein Cloud-Anbieter aus Deutschland absolut empfehlenswert.
4. Cloud-basiertes ERP-System: Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit internationalen Firmen?
Was die US-amerikanischen Cloud-Anbieter betrifft, wurde mittlerweile eine nutzerfreundliche Lösung gefunden: Viele amerikanische IT-Firmen gehen gewisse Kooperationen mit wiederum deutschen Unternehmen ein, die es den Kunden ermöglichen, ihre Daten auf einem nationalen Cloud-Server zu speichern. Zwar müssen die Nutzer dieser Cloud-basierten ERP-Systeme immer noch alle Daten an einen Dritten weitergeben, diese werden nun allerdings auf einem deutschen Server gespeichert, sodass auch das deutsche Datenschutzgesetz Anwendung findet.
Wer mit der Herausgabe von sensiblen Daten an einen Cloud-Anbieter umgehen kann, findet darin eine praktische und leicht umgängliche IT-Lösung in Sachen ERP-System.