Was ist ERP?

ERP („Enterprise Resource Planning“) steht für Softwarelösungen für Unternehmen, die der gezielten Steuerung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen dienen.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung für Unternehmen aller Art, das dabei hilft, die firmeninternen Arbeitsabläufe und Prozesse besser zu strukturieren und zu automatisieren.

Schaubild: Was ein ERP-System können muss

Die Vorteile von ERP auf einen Blick

Mit ERP steht Unternehmen, Betrieben und anderen Organisationen eine Software zur Verfügung, die die Ressourcenplanung nicht nur steuert, sondern auch erheblich vereinfachen kann. Eine hohe Anzahl an betrieblichen Daten und Prozessen kann so in einer einheitlichen Datenbank zusammengefasst und von dort aus verwaltet werden. Nahezu alle Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, können mit Hilfe von ERP unter einen Hut gebracht und ganz unkompliziert miteinander verbunden werden. Moderne ERP-Lösungen umfassen vor allem das Handling von Bereichen wie:

  • Einkauf und Beschaffung
  • Materialwirtschaft
  • Produktion
  • Controlling
  • Human Resources
  • Sales & Marketing
  • Finanzen & Buchhaltung

Die betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen können nicht nur intern von Nutzen sein, sie werden auch innerhalb verschiedener Werke und Produktionsstätten miteinander verbunden. Betriebliche Ressourcen wie Produktionsmaterialien, Personal oder Kapital können mittels ERP so besser verwaltet werden.

Die Einsatzmöglichkeiten von ERP-Systemen

Anfangs wurden ERP-Systeme für das sogenannte „Enterprise Resource Planning“ fast ausschließlich in großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt. Mittlerweile ist die Nutzung eines ERP-Systems allerdings auch für kleinere Firmen und mittelständische Unternehmen interessant geworden. Das ERP bietet Firmen, ganz gleich welcher Größenordnung, sowie Organisationen eine umfangreiche Datenbank mit zahlreichen und vorteilhaften Funktionen.

ERP-System: Was ist der Zweck?

Das vorrangige Ziel eines ERP-Systems ist es, die verschiedenen Prozesse und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen oder einer Organisation an einem Ort zu verbinden und zusammenzufassen. Dadurch sollen die jeweiligen Arbeitsschritte vereinfacht und nach Möglichkeit teilweise automatisiert werden. Sowohl Datenerfassung als auch Prozess-Integration finden ausschließlich in einem System statt, auf das alle autorisierten Mitarbeiter und Tochtergesellschaften Zugriff haben. Lange und umständliche Arbeitswege sollen mit einem ERP-System bestmöglich vermieden werden. Die Organisation der Betriebsabläufe wird mittels der Unternehmenslösung praktisch vereinheitlicht und damit auch wesentlich vereinfacht. Sämtliche Geschäftsbereiche werden durch die Softwarelösung abgedeckt:

  • Verwaltung von Mitarbeiterdaten
  • Projektmanagement
  • Dokumentenmanagement (Stichwort: papierloses Büro)
  • Planung und Steuerung der Produktion
  • Ermittlung von Bedarf und Materialbeschaffung
  • Stammdatenverwaltung
  • Kostenplanung und -verwaltung
  • Management von Produktdaten
  • Marketing und Verkauf

Ein weiteres Ziel ist es, die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Bedarfsgerechte ERP-Systeme

Jede Firma und jede Organisation hat ihre eigenen Ansprüche an eine ERP-Software. Eine Komplettlösung, die auf alle Betriebe anwendbar ist, gibt es daher nicht. Je nach Anforderungen und erforderlichen Funktionen wird das ERP-System auf den jeweiligen Nutzungsbereich abgestimmt und mit den entsprechenden Modulen versehen. Die unterschiedlichen Wirtschafts- und Industriezweige können stark voneinander abweichen, weshalb es auch unterschiedliche ERP-Lösungen zu erwerben gibt. Dementsprechend verschieden gestalten sich die verfügbaren Preiskategorien, die teilweise auch für Neueinsteiger und kleinere Betriebe erschwinglich sein können.

ERP-Systeme für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit

In der heutigen Zeit kommt es nicht nur auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen an, auch Schnelligkeit ist in vielen Bereichen von Industrie und Wirtschaft das Nonplusultra. Dabei kommt es ebenso auf die Geschwindigkeit der bereitgestellten Informationen an und darauf, wie gut und schnell die firmeninternen Prozesse ablaufen ohne wichtige Zeit zu verlieren. Ein ERP sorgt an dieser Stelle für die dafür notwendige Software, denn nur so sind schnelle Abläufe realisierbar. Der gezielte Einsatz eines ERP-Systems kann positive Auswirkungen haben auf:

  • die Reaktionsfähigkeit bei Marktveränderungen
  • die betriebsinternen Strukturen und Abläufe
  • das Zeitmanagement
  • Kapital und Betriebsmittel

Zudem hilft ein IT-gestütztes ERP-System der Geschäftsleitung dabei, nicht nur die administrativen und kontrollierenden Aktivitäten im Überblick zu behalten, sondern auch die vorhandenen Ressourcen und Prozesse rechtzeitig beeinflussen zu können, wenn Handlungsbedarf besteht. Dank ausführlicher System-Dokumentation können die einzelnen Arbeitsabläufe nachvollzogen und bei Bedarf verbessert und ausgebaut werden. Die ERP-Software kontrolliert und steuert alle Betriebsabläufe, beginnend beim Lieferanten bis hin zum Kunden. Mittels ERP-Software können entweder einzelne Abteilungen oder das Unternehmen als Ganzes überprüft werden.

Modernes oder klassisches ERP – Wo sind die Unterschiede?

Da ERP-Systeme stetig weiterentwickelt werden, werden auch die Funktionen immer besser und umfangreicher. Im Gegensatz zu einem klassischen ERP-System, das zu Beginn lediglich eine recht einfache IT-Lösung darstellte, die vereinzelte Prozesse abbildete, kann die moderne Variante heutzutage alle möglichen Geschäftsabläufe abdecken und miteinander verknüpfen.

Das klassische ERP-System

Zu Beginn der Entwicklung von ERP-Systemen wurde zunächst eine klassische Variante der Softwarelösung angewandt. Dies erfolgte größtenteils getrennt voneinander und die nötigen Schnittstellen zur Vernetzung von beispielsweise Vertrieb, Personalverwaltung und Materialwirtschaft fehlten zunächst noch. Diese „Insellösungen“ ermöglichten es, dass Abteilungen die Daten und Informationen lediglich separat bearbeiten und verwalten, wodurch es nicht selten zu Unstimmigkeiten oder fehlendem Informationsaustausch kam. Durch die Weiterentwicklung von stehen Firmeninhabern mittlerweile ausgefeilte Softwarelösungen zur Verfügung, die alle Bereiche in einem Unternehmen abdecken und miteinander vernetzen können, sodass ein einheitlicher Informationsfluss entsteht. Mit der Anwendung eines modernen ERP-Systems erhalten die Verantwortlichen nicht nur relativ schnell wichtige Kennzahlen, auch eine Produktivitätssteigerung und mehr Transparenz sorgen für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg. Außerdem können zahlreiche Module integriert werden, die individuell auf die Anforderungen des Betriebs abgestimmt werden können.

Modernes ERP-System: Die Vorteile

Eine einfache und herkömmliche Software-Lösung reicht vielen Unternehmen im Bereich Wirtschaft und Industrie oft bei weitem nicht mehr aus. Die Anforderungen der Firmen haben sich stark geändert und somit auch die Erwartungen, die Geschäftsführer an ERP haben. Es müssen teilweise komplexe betriebliche Abläufe und Workflows abgebildet und miteinander vernetzt werden, um möglichst produktiv, zeitsparend und gewinnbringend arbeiten zu können. Während sich für kleinere Betriebe ein klassisches und recht einfaches ERP-System bereits lohnen kann, müssen und wollen große Konzerne und mittelständische Unternehmen häufig auf die Vorzüge eines modernen ERP-Systems zurückgreifen:

  • Eine systemübergreifende IT-Lösung, die alle Geschäftsbereiche abdeckt
    Ein modernes ERP-System ist so konstruiert, dass es sich nicht nur auf einzelne Bereiche des Unternehmens konzentriert, sondern alle Arbeitsabläufe und Prozesse abdecken kann. Sie werden praktisch in einem einzigen System zusammengeführt. Die moderne Variante verfügt über die entsprechenden Schnittstellen, die es braucht, um Bereiche wie Materialwirtschaft, Controlling und CRM an einem Ort zu verbinden.
  • Nutzerfreundliche IT-Lösung
    Bei klassischen IT-Softwarelösungen lag der größte Nachteil darin, dass teilweise nur geschultes Personal Zugriff auf die erforderlichen Systemdaten hatte. Ein modern aufgebautes ERP-System dagegen ist wesentlich anwendungsfreundlicher gestaltet, sodass die Angestellten problemlos und zügig auf alle wesentlichen Daten zugreifen können, was vor allem auch die Bearbeitungszeiten verkürzen kann.
  • Ortsunabhängige Nutzung
    Ein weiterer Vorteil, den ein modernes ERP-System bietet, ist die ortsunabhängige Nutzung auf allen mobilen Endgeräten. Aufgrund der flexiblen Web-Technologie von Browser-basierten ERP-Systemen sind keine zusätzlichen Schnittstellen erforderlich und die Nutzer können zudem jederzeit mobil auf das System zugreifen.

Modernes vs. klassisches ERP-System

Je umfangreicher und komplexer sich die Unternehmensabläufe gestalten und je größer die Firma ist, umso geeigneter ist die Einführung eines modernen ERP-Systems für den ganzen Betrieb oder die Organisation. Eine moderne Softwarelösung, die mittlerweile standardisiert erhältlich sind, kann einen großen Beitrag leisten was Schnelligkeit und die damit verbundene Wettbewerbsfähigkeit betrifft. Außerdem hilft eine moderne ERP-Lösung der Geschäftsleitung dabei, mögliche Probleme zu beheben und bestimmte Abläufe langfristig zu verbessern.

Welche Vor- und Nachteile hat ein ERP-System?

Die Einführung eines ERP-Systems, ganz gleich, ob als standardisierte oder individuelle Lösung, birgt neben zahlreichen Vorteilen wie Kosteneinsparung und Schnelligkeit auch immer ein gewisses Risiko in Form von unterschätzten Kosten oder ungeplant langen Einführungsphasen.

Daher schrecken viele Unternehmer vor der Integration einer ERP-Software oft zurück. Doch sieht man sich den Nutzen, den ein ERP-System hat, etwas näher an, zeigen sich zahlreiche Vorteile, die sich langfristig positiv auf den Erfolg des gesamten Unternehmens auswirken.

ERP-Systeme bieten viele Vorteile

Vorteile von Cloud-ERP

In der heutigen Zeit ist es für kleine und mittelständische Unternehmen aber auch große Konzerne nicht mehr nur wichtig, eine erstklassige Qualität abzuliefern, sondern am Markt vor allem blitzschnell reagieren zu können. Mit der Integration einer entsprechenden Unternehmenslösung setzen Unternehmer die beste Grundlage, um zukünftig schneller auf die allgemeine Nachfrage sowie auf sich ändernde Marktsituationen zu reagieren. Die Vorteile eines ERP-Systems:

  • Vereinfachung und automatisierte Steuerung durch ein zentrales Datensystem
  • Steigerung von Effizienz und Produktivität
  • klare Verteilung von Aufgaben und Funktionen
  • schnellerer Austausch von Daten und Informationen
  • kurze Reaktionszeit bei Anfragen und Ausschreibungen
  • großer Wettbewerbsvorteil gegenüber konkurrierenden Anbietern
  • Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktsituationen
  • Prozesssicherheit und Transparenz
  • schneller Zugriff auf Kennzahlen und Auswertungen
  • Vernetzung des gesamten Unternehmens (inklusive Zweigstellen und Tochtergesellschaften)

Daraus ergeben sich zusätzlich weitere Vorteile für die einzelnen Abteilungen des Unternehmens:

  • optimale Steuerung und Planung von Ressourcen wie Personal und Materialien
  • Übersichtlichkeit und Transparenz von firmeninternen Geschäftsprozessen
  • Flexibilität bei veränderter Marktsituation, neuen Trends und Kundenbedürfnissen
  • globale Wettbewerbsfähigkeit in Bezug auf Preis, Qualität und Schnelligkeit
  • Vereinfachung interner Prozesse und der Zusammenarbeit für alle Abteilungen
  • Überblick über die Geschäftsentwicklung

Dank ERP-System ergibt sich außerdem eine gewisse Automatisierung für nahezu alle geschäftlichen Prozesse und Workflows, die sich ebenfalls positiv auf die Kosten und die Bearbeitungszeiten auswirken können. Durch den Einsatz von ERP haben Firmen außerdem die Chance, ihre Durchlaufzeiten zu verringern, den Informationsfluss intern zu verbessern und gemeinsam vorausschauend zu planen.

Vereinfachte Prozesse und Automatisierung dank ERP

Durch die Nutzung einer ERP-Software werden alle Geschäftsprozesse in einem Unternehmen automatisch abgebildet, was zu einer automatisierten Bewältigung der täglichen Aufgaben führt. Hierdurch sparen sich alle Abteilungen Zeit und können somit schneller und vor allem auch effektiver arbeiten. Einer der Vorteile dabei ist, dass Kundenaufträge zügiger bearbeitet werden können und dadurch weitere Kapazitäten für Neuaufträge entstehen. Durch die Automatisierung der Workflows sinkt außerdem die Fehlerquote, was insbesondere der Kundenzufriedenheit zugutekommt. Mit einem individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen ERP-System können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und am zukünftigen Erfolg arbeiten.

ERP-Software als zentrale Datenbasis

Mit einem ERP-System verzichten Sie auf komplizierte und umständliche Insellösungen in Form von unterschiedlicher IT-Software. Die ERP-Software vernetzt alle Abteilungen und Vorgänge miteinander, sodass sich ein einheitliches System ergibt, das dem Personal in allen Bereichen den gleichen Informationsstand liefert. Das verhindert, dass Daten doppelt erfasst werden. Die Pflege und Übertragung von Informationen erfolgt schnell und problemlos.

Mögliche Nachteile durch die Integration eines ERP-Systems

ERP-Systeme sind nicht nur für viele Unternehmen aufgrund der zahlreichen Vorteile verlockend, sie können auch einige Nachteile mit sich bringen. Besonders vor der unternehmensweiten Einführung eines ERP-Systems sollten Sie sich eingehend Gedanken in Bezug auf die Anforderungen und die erforderlichen Funktionen machen. Schnell verschätzt man sich und es kommen ungeplante Kosten auf einen zu, die vor allem kleineren Betrieben durchaus schaden können.

Nachteile auf einen Blick

  • hohe Kosten aufgrund eines ungeplanten Aufwands durch die Systemeinführung
  • Auswahl eines Nutzer-unfreundlichen Systems, das bei Mitarbeitern für Probleme und Demotivation sorgt
  • erhöhter Kostenfaktor bezüglich Individualisierung, Wartung und regelmäßigen Schulungen
  • mögliche Problematik bei Integration von anderen Systemen wie z. B. CRM
  • Abhängigkeit von einem bestimmten Hersteller

Zwar gehen Sie bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems ein gewisses Risiko ein, da es jedoch keine wirklich guten Alternativen gibt, die den gleichen Zweck für Ihr Unternehmen erfüllen, ist der Einsatz eines ERP-Systems meist dennoch die bessere Wahl. Eine umständlichere Option wäre die Nutzung unterschiedlicher Softwarelösungen, die jedoch nur einen bestimmten Bereich abdecken und untereinander kaum bis überhaupt nicht vernetzt werden können. Mit einem ERP-System als zentraler Datenbasis haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Daten und Informationen und Geschäftsführer können sich Prognosen und Trends für die Zukunft des Unternehmens anzeigen lassen.