Welche ERP-Kosten
kommen auf mich zu?

Wenn Sie planen, eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einzusetzen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass zu den Anschaffungskosten in der Regel noch weitere Kosten in Form von Wartungs- oder Implementierungskosten auf Sie zukommen. Welche Kosten Sie in Verbindung mit ERP unbedingt einplanen sollten, erfahren Sie im Folgenden.

Was kostet eine ERP-Software?

Wie auch bei einem Autokauf kann diese Frage nicht pauschal beantwortet werden. In erster Linie hängen die Gesamtkosten von zahlreichen Faktoren wie Funktionsumfang, Anzahl der Nutzer, Anpassung sowie Schulung und Wartung ab.

Interne Kosten entstehen bereits in der Planungsphase

Schon bevor überhaupt eine Entscheidung für eine passende ERP-Lösung getroffen ist, entstehen dem Unternehmen Kosten. Diese internen Kostenfaktoren entstehen größtenteils durch das recht langwierige Auswahlverfahren und die Beanspruchung des Personals, das zur Entscheidungsfindung und Analyse von seinen normalen Aufgaben abgezogen wird. Auch eine Prozessanalyse muss im Vorfeld durchgeführt werden, um die späteren Funktionen und Module der ERP-Software genau bestimmen zu können. Bis dieser Prozess abgeschlossen und eine erste Entscheidung getroffen ist, kann eine Menge Zeit vergehen, die in direkter Verbindung mit den internen Kosten steht. Diese allerdings zu bestimmen und exakt aufzulisten, ist nahezu unmöglich.

Externe Kostenfaktoren

In Bezug auf die externen Kosten, die also direkt durch die Software bzw. den Anbieter entstehen, haben Sie als Unternehmer schon einen besseren Anhaltspunkt als bei den versteckten internen Kosten.

Die Angebote der ERP-Anbieter enthalten in der Regel Kosten für:

  • Hardware
  • den Erwerb von Lizenzen und Anzahl der User
  • Konfiguration und Migration

In den meisten Fällen nicht inbegriffen sind Kosten für:

  • Anpassung (Customizing) des Systems im laufenden Projekt
  • Schulung des Personals
  • Wartung und System-Updates
  • Beratung vor, während und nach der ERP-Integration

Da es mit der Einführung einer neuen ERP-Lösung nicht nach ein paar Monaten getan ist, sondern sich diese Phase durchaus über mehrere Jahre erstrecken kann, sollten Sie bei den Anbietern auch unbedingt die Folgekosten für die kommenden Jahre erfragen und darauf hoffen, ein möglichst konkretes Angebot zu erhalten.

Die Hauptkosten für eine ERP-Software

Auch wenn es mit diesem finanziellen Abschnitt bei der ERP-Einführung noch lange nicht getan ist, ist es für Sie wichtig zu wissen, welche Hauptkosten auf Sie zukommen. Dieser Kostenteil besteht hauptsächlich aus der erforderlichen Anzahl an Funktionen und Modulen, die Sie in Ihrem Lastenheft bestimmt haben. Außerdem werden diese Kosten davon beeinflusst, wie viele Nutzer letztendlich mit dem System arbeiten und welche Kosten somit für die entsprechenden Lizenzen entstehen. Zusätzlich ist „Customization“ ein weiterer Kostenpunkt, also die Anpassung des ERP-Systems an das jeweilige Unternehmen. Denn, selbst wenn Sie eine ERP-Software finden, die Ihre Anforderungen möglichst präzise erfüllen kann, muss das System immer noch angepasst und individualisiert werden, um wirklich alle Vorteile von ERP nutzen zu können. Auch hierfür entstehen selbstverständlich Kosten.

Schulungskosten für ERP

Bei der ERP-Schulung denkt man oft nur an die Kosten, die der Schulungs-Anbieter in Rechnung stellt, wenn er den Mitarbeitern das ERP-System nahebringt. Doch hier geht es nicht nur um die Arbeitszeit des Anbieters, sondern auch um die fehlende Arbeitszeit des Personals infolge der Schulungsteilnahme. Und eine solche ERP-Schulung findet normalerweise über Wochen und Monate statt. Auch werden nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens gleichzeitig geschult. In der Regel konzentriert sich eine ERP-Schulung auf die Key-User, die vor dem Start des ERP-Projekts bestimmt wurden. Normalerweise gibt es einen bis zwei Key-User pro Abteilung (je nach Größe), die ihr erworbenes Wissen dann später an ihre Kollegen weitergeben. Bei den ERP-Schulungen handelt es sich somit um externe Kosten, die mit internen Kostenfaktoren einhergehen und nicht unterschätzt werden sollten.

Kosten für Update und Wartung der ERP-Software

Auch eine neue ERP-Software muss von Zeit zu Zeit gewartet werden. Meist wird dies mittels Wartungsvertrag vereinbart, dessen Gebühren jährlich berechnet werden. Neben der Wartung kommen jedoch auch noch regelmäßige Updates hinzu, die ebenfalls extra bezahlt werden müssen. Manchmal kommt es auch zu einem sogenannten Release-Wechsel, bei dem vielleicht sogar Teile der Hardware ersetzt werden müssen. Ein solcher Release-Wechsel kann eine relativ große Sache sein, denn auch hier müssen die Mitarbeiter in Bezug auf die Änderungen erneut geschult werden.

Achten Sie bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung darauf, dass die Angebote der ERP-Anbieter so präzise wie möglich ausfallen und haken Sie in Sachen indirekter Kosten oder möglicher Folgekosten auf jeden Fall nach. Cloud-Lösungen gibt es beispielsweise schon ab rund 20 Euro pro Nutzer und Monat, wohingegen Standard-ERP-Lösungen gerne auch schon im sechsstelligen Bereich liegen können.

Unklare Kosten bei Einführung einer ERP-Software

Sie können ein noch so genaues Angebot bei den verschiedensten ERP-Anbietern anfordern, die Kosten können immer abweichen und auch Jahre später noch böse Überraschungen für Sie haben. Auch ein ERP-Berater kann Ihnen zwar seinen Stundensatz nennen oder ein Pauschalangebot für Planung und Umsetzung abgeben. Wenn es aber zu unvorhergesehenen Problemen kommt oder sich die ERP-Einführung des neuen Systems in die Länge zieht, können das weder ERP-Anbieter noch Berater vorhersehen oder beeinflussen. Hier lohnt sich dagegen wieder ein Blick auf die Erfahrungswerte von anderen, die die Einführung bereits hinter sich haben und erfolgreich und dauerhaft mit ERP arbeiten. Investieren Sie außerdem genügend Zeit für die Planungsphase, um alle Risiken möglichst genau abwägen zu können.

Erfahrungswerte helfen bei der Kosteneinschätzung

Nicht nur hinsichtlich der Umsetzung einer ERP-Software an sich kann der Austausch mit anderen Unternehmen der gleichen oder einer ähnlichen Branche und Größe von Vorteil sein. Sofern sich die Firma dazu bereit erklärt, Ihnen einen Einblick in die Umstände und Kosten ihres neuen ERP-Systems zu gewähren, haben Sie bereits einen ersten Eindruck von dem, was auf Sie zukommen könnte. Außerdem können Sie sich Erfahrungswerte einholen und herausfinden, wie genau sich die ERP-Einführung gestaltet und mit welchen Risiken und Hindernissen zu rechnen ist. Ebenso können Sie bei Ihren favorisierten ERP-Anbietern nach bisherigen Referenzen fragen und erhalten so automatisch die Ansprechpartner für den Informationsaustausch.

Was taugt eine kostenlose ERP-Software?

Wer sich nicht davor scheut, bei einer kostenlosen ERP-Version selbst Hand an die Quell- und Programmiercodes zu legen, kann auch auf ein sogenanntes Open Source ERP zurückgreifen. Nutzer sollten sich jedoch über die klaren Unterschiede zu einem gebührenpflichtigen ERP-System bewusst sein.

ERP-Software – gebührenpflichtig oder lizenzfrei?

Für ein „richtiges“ ERP-System muss häufig tief in die Tasche gegriffen werden. Der klare Vorteil einer professionellen Software gegenüber einem kostenlosen Open Source ERP liegt jedoch darin, dass Sie stets einen Ansprechpartner an Ihrer Seite haben: Den fachkundigen ERP-Anbieter selbst. Bei einer kostenlosen ERP-Version müssen sich die Kunden in den meisten Fällen selbst um die Integration der Software kümmern. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es bei ERP ohne Lizenzgebühren immer wieder zu technischen Herausforderungen kommen kann, die innerhalb des Unternehmens und ohne Hilfe des Anbieters bewältigt werden müssen. Sofern der firmeninterne IT-Fachmann ausreichende Kenntnisse auf diesem Gebiet hat, mag dies machbar sein. Doch im Normalfall stehen Firmen und Betriebe dann alleine auf weiter Flur und besitzen ein kostenloses ERP-System, das sie nicht vollumfänglich nutzen können. Es herrscht bei diesen ERP-Versionen ein hoher Anpassungsbedarf, um die Software auf die Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens zuzuschneiden. Liegt die entsprechende Fachkenntnis vor, kann die damit verbundene Flexibilität des kostenlosen ERP-Systems auch von großem Nutzen sein, den eine Standardlösung vielleicht nicht bieten kann.

Versteckte Gebühren einer kostenlosen ERP-Software

Da bei einer kostenlosen Version die Lizenzgebühren in der Regel wegfallen, erhoffen sich die Unternehmen eine erhebliche Kosteneinsparung. Trotzdem gibt es unter den Anbietern von Open Source ERP auch Firmen, die alleine für die Bereitstellung eine bestimmte Gebühr erheben. Der Vorteil einer kostenlosen ERP-Software ist allerdings die unbegrenzte Nutzungsdauer und das fehlende Risiko, gegen Lizenzen zu verstoßen. Zusätzlich können meist beliebig viele User auf das System zugreifen. Stellt sich jedoch nach einer gewissen Testphase heraus, dass nicht der erhoffte Nutzen eintritt und manche Funktionsbereiche schlichtweg nicht abgebildet werden können, haben Sie nicht nur wertvolle Zeit investiert, sondern im schlimmsten Fall auch einen bestimmten Betrag für die Bereitstellung bezahlt. Umso teurer könnte die Umstellung des gesamten Unternehmens auf eine kostenpflichtige ERP-Lösung werden, wenn Sie noch einmal von vorne beginnen müssen.

Für wen eignet sich eine ERP-Freeware?

Gerade bei kleineren Betrieben oder Selbstständigen mit einer überschaubaren Mitarbeiterzahl kann es sich in der Tat lohnen, einen Blick auf eines der kostenlosen ERP-Softwareangebote zu werfen. In solch einem Fall ist das Budget meist gering und die Ausgaben bleiben bei einer Open-Source-Software überschaubar – wenn denn überhaupt Gebühren anfallen. Große Firmen und Konzerne dagegen sollten sich an einen zuverlässigen ERP-Anbieter wenden und die Investition in eine kostenpflichtige ERP-Lösung wagen. Denn Anbietern von günstigen oder kostenlosen ERP-Lösungen fehlt nicht selten auch das nötige Wissen, um eine wirklich ausgereifte ERP-Version auf den Markt zu bringen. So kommt es, dass bei der Anschaffung beispielsweise die Finanzmodule nicht ausreichend sind oder andere Module angeschafft und gekoppelt werden müssen.

Mit dem richtigen ERP-Anbieter auf der sicheren Seite

Ein weiteres Problem, das bei kostenloser ERP-Software auftreten kann, ist die Unsicherheit, wie und ob die Software zukünftig weiterentwickelt wird. Hier sind Sie meist wieder auf sich alleine gestellt oder von den Erfahrungswerten anderer Nutzer abhängig. Auch in Bezug auf Sicherheit und Systemausfälle übernehmen die Anbieter günstiger oder kostenfreier ERP-Software oft keinerlei Haftung. Das kann besonders ärgerlich sein, wenn ein Systemfehler für einen großen wirtschaftlichen Verlust sorgt. Auch wenn es sich bei der Anschaffung einer neuen ERP anfangs um eine bedeutende Investition handelt, so können Sie mit einer lizenzpflichtigen Software auch eine Vielzahl an Vorteilen nutzen, die Sie durch die Betreuung des Anbieters haben. Für kleine Betriebe hingegen kann die Anschaffung einer lizenz- und gebührenfreien ERP jedoch durchaus eine lohnenswerte Anschaffung darstellen.

Warum sollte ich mir eine ERP-Software kaufen?

Mit einer modernen ERP-Lösung lassen sich alltägliche Betriebsabläufe ganz gezielt steuern und vereinfachen. Das kann nicht nur den Unternehmenserfolg langfristig steigern, sondern auch den Arbeitsaufwand dauerhaft senken – zum Vorteil aller Beteiligten.

Neues Potenzial mit dem richtigen ERP-System

Aufgrund der Zeit- und Kostenersparnis, die mit einer ERP-Software einhergeht, können Sie sich als Unternehmer auf wichtige und neue Aufgaben konzentrieren. Besonders für das Wachstum einer Firma ist es wichtig, eine solide und geordnete Basis zu schaffen, auf der aufgebaut werden kann. Sind alle Daten erst einmal im ERP-System eingegeben und werden diese regelmäßig gepflegt, gewinnen Sie ein hohes Maß an Produktivität, die Sie in neue Projekte investieren können, um den Unternehmenserfolg anzukurbeln.

ERP: Behalten Sie den Überblick!

Je größer und schneller ein Betrieb wächst, umso schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Um bürokratisches Chaos und Prozess-Komplexität vorzubeugen, konzentriert sich eine ERP-Businesssoftware auf klare und geordnete Strukturen. Das ermöglicht Ihnen und Ihrem Personal eine gezielte Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsabläufe.

Wann sollte eine ERP-Software gekauft werden?

Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind auch die Geschäftsprozesse, die jede Abteilung abzubilden hat. Mit zunehmendem Wachstum und dem Wunsch nach mehr Automatisierung, Transparenz und Kontrolle kann der Kauf einer ERP-Lösung also durchaus ratsam sein.

ERP für KMU

Bereits in kleinen Betrieben mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern kann sich ein entsprechend kleines aber effizientes ERP-System lohnen. Wird beispielsweise die Buchhaltung intern erledigt, Ihnen reicht jedoch eine einfache Buchhaltungssoftware nicht aus, da andere Prozesse mit einbezogen werden sollen, kommt ein ERP-System ins Spiel. Hinzu kommt, dass das gesamte Wissen, die Erfahrung und das Know-how in einem System gebündelt werden kann. Verlässt ein Mitarbeiter, aus welchen Gründen auch immer, das Unternehmen, bleiben Ihnen trotzdem wichtige Informationen erhalten, die Sie zugunsten der Kundenbeziehungen weiterhin nutzen können.

ERP-Software für wachstumsstarke Unternehmen

Nahezu jedes Unternehmen hat das Potenzial zu wachsen. Je beliebter die Produkte oder Dienstleistungen einer Firma sind, umso größer kann sie werden und umso umfangreicher werden mit der Zeit die internen Geschäftsabläufe. Damit Sie in solch einem Fall nicht nur von den Vorzügen einzelner IT-Insellösungen profitieren, sondern alle Prozesse miteinander verbinden können, lohnt sich häufig der Erwerb einer entsprechenden ERP-Lösung. Damit haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Vorgänge zu automatisieren und aufgrund des firmenweiten Zugriffs auf Daten und Informationen einiges an Zeit einzusparen. Gerade bei großen Konzernen, die weltweit über mehrere Niederlassungen verfügen, ist eine gut ausgearbeitete ERP-Software die Grundlage für eine international funktionierende Kommunikation und Zusammenarbeit der verschiedenen Zweigstellen.

ERP einsetzen für mehr Effizienz

Es gibt Unternehmen, die über beeindruckende Produkte verfügen und immer die neusten Innovationen bieten, jedoch lässt der Erfolg auf sich warten. Geschäftsleitung und Angestellte haben das Gefühl alles zu geben und trotzdem scheint es nicht zu reichen – die Zahlen sprechen eine andere Sprache. Diese Umstände könnten damit zusammenhängen, dass die internen Workflows noch sehr veraltet und umständlich sind. Es wird vielleicht noch mit haufenweise Notizzetteln gearbeitet, lange Dienstwege sind an der Tagesordnung und um an wichtige Informationen zu kommen, muss das Archiv auf den Kopf gestellt werden. Bei einer solchen oder ähnlichen Arbeitsweise werden oft wichtige und auch wertvolle Ressourcen verschenkt und mögliches Potenzial nicht genutzt. Eine ERP-Software könnte für Abhilfe schaffen, indem sie zum Beispiel:

  • alle Abteilungen miteinander vernetzt, um lange Dienstwege auszuschließen.
  • Prozesse automatisiert oder vereinfacht, um dadurch Zeit und Geld zu sparen.
  • eindeutige Kennzahlen liefert, die der Geschäftsleitung zeigen, wo das Unternehmen steht.
  • alle wichtigen Daten in einer zentralen Datenbank speichert.
  • alle Informationen und Workflows digitalisiert, um Papierchaos zu vermeiden.

Professionelles Auftreten dank integrierter Unternehmenslösung

Fehlt die richtige Software in einem Betrieb, steigt die Fehleranfälligkeit. Angeforderte Informationen können womöglich gar nicht oder nicht schnell genug gefunden werden. Besonders wenn es um die Interaktion mit Kunden geht, sollte ein derartiges Durcheinander vermieden werden, da es für alles andere als Professionalität spricht. Haben Sie dagegen Zugriff auf ein gut gepflegtes ERP-System, das Ihnen schon in kürzester Zeit alle notwendigen Daten liefert, überzeugen Sie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner  von Ihrer Kompetenz. Auch Ihren Mitarbeitern bleiben dadurch unangenehme Situationen erspart.

Optimale Steuerung und Kontrolle durch ERP

Die Welt wird immer schnelllebiger. Daher ist es besonders wichtig, dass auch Unternehmen entsprechend schnell auf eine veränderte Marktsituation reagieren können: Erhalten Sie eine Anfrage von einem Großkunden oder einem potenziellen Neukunden, sollten Sie mit Ihrem Angebot schneller sein als die Konkurrenz – vor allem, wenn diese mit billigeren Preisen lockt. Dann ist Organisation, Planung und Steuerung das A und O, um wirklich schnell und effektiv reagieren zu können. Zwar kann Ihr Controlling gut mit Zahlen umgehen, doch auch die wollen zunächst einmal geliefert werden. Eine ERP-Software sorgt für eine wesentlich schnellere Bereitstellung der erforderlichen Zahlen, Daten und Fakten, als es ein anderes System in der Regel kann. Und hierbei gilt: Je besser das ERP-System gepflegt und verwaltet wird, umso schneller werden Sie mit konkreten Zahlen bedient. Zudem ermöglicht es außerdem:

  • eine möglichst genaue Budgetplanung
  • ein präzises Erstellen von Kostenrechnungen
  • die Lieferung wichtiger Reports an die Unternehmensleitung

Wägen Sie die Vor- und Nachteile, die eine ERP-Software für Sie haben kann, in aller Ruhe ab und ziehen Sie gegebenenfalls einen unabhängigen ERP-Berater hinzu. Er kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob und wann ein ERP-System sinnvoll für Sie ist. Bestimmt schlummern in Ihrem Unternehmen auch Prozesse, die optimiert werden können.

Wie finde ich die richtige ERP-Software?

Um bei der Vielzahl an Angeboten den Überblick zu behalten und die richtige Softwarelösung für Ihr Unternehmen herauszufiltern, sollten Sie alle Abteilungen, Prozesse und Anforderungen, die erfüllt werden müssen, in Ihre Entscheidung mit einbeziehen.

ERP-Software für das gesamte Unternehmen

Anders als bei herkömmlichen IT-Lösungen, die oft nur für einzelne oder wenige Abteilungen eingesetzt werden, betrifft eine Unternehmenslösung wie ERP das ganze Unternehmen und findet abteilungsübergreifend Anwendung. Demnach sollten Sie bei der Planung eines ERP-Systems genau darauf achten, dass wirklich alle internen Bedürfnisse abgedeckt werden können. Abteilungen, die von einer ERP-Software profitieren können, sind unter anderem:

  • Einkauf
  • Materialwirtschaft & Logistik
  • Projektmanagement
  • Vertrieb & Marketing
  • Finanzwesen & Controlling
  • Arbeitsvorbereitung & Versand
  • Geschäftsleitung

Ein ERP-System ist eine umfangreiche und komplexe Business Software, die das gesamte Unternehmen als Einheit betrifft. Beziehen Sie daher alle betroffenen Abteilungen schon vor der Planungsphase mit ein und erarbeiten Sie zusammen mit den Key-Usern ein allumfassendes Anforderungsprofil für Ihre neue ERP-Software.

ERP-Software mit ausreichend Flexibilität

Zwar müssen bereits vor der Einführung einer neuen Businesssoftware alle Anforderungen und gewünschten Module genau unter die Lupe genommen werden, dennoch sollte das System über ein gewisses Maß an Flexibilität verfügen. Da sich Kundenbedürfnisse und Marktsituation in einem stetigen Wandel befinden, sollte auch Ihre ERP-Software nach der Integration auf entsprechende Veränderungen reagieren können. Wichtig sind also nicht nur die aktuellen Funktionen der ERP-Lösung, sondern auch die Anpassungsfähigkeit an die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens.

ERP-Software: Effizienz und Kostenfaktor

Die Hintergründe für die Einführung sind an erster Stelle immer eine gewünschte Prozessoptimierung und die damit verbundene Kosteneinsparung. Damit ein Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben kann, muss es wachsen und in seinen Geschäftsabläufen schneller und effizienter arbeiten können. Um dies zu gewährleisten, muss genau das richtige ERP-System für Ihre Firma gefunden werden. Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der richtigen Wahl:

  • Definieren Sie die Anforderungen, die Sie an eine ERP-Software haben.
  • Führen Sie eine präzise Prozessanalyse durch und ziehen Sie ggf. einen Berater hinzu.
  • Besprechen Sie die Details mit den Key-Usern aller Abteilungen, um etwaige Lücken aufzudecken.
  • Setzen Sie sich einen Zeit- und Kostenrahmen für die Einführung.
  • Testen Sie unterschiedliche ERP-Lösungen vor der Entscheidung, um zusätzlich auch eine nutzerfreundliche Version auszuwählen.

Die genaue Vorgehensweise bei einer ERP-Implementierung finden Sie in hier.

Den passenden ERP-Anbieter finden

Aufgrund der stetigen Weiterentwicklung von IT-Lösungen im Allgemeinen, gestaltet es sich oft schwierig, sich für eine optimale ERP-Lösung zu entscheiden. Ist die Version noch aktuell? Entspricht sie den Anforderungen der Firma? Gibt es eine bessere Alternative? Wie umfangreich muss die ERP-Software sein? Ist diese auch in 10 Jahren noch ausreichend? Das alles sind Fragen, die Sie mithilfe eines externen Beraters klären können. Er kennt in der Regel die besten Anbieter und kann Ihnen dabei helfen, die aktuellste und für Sie praktischste ERP-Software zu finden. Wichtig ist vor allem, dass die Software nicht nur alle Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt, sondern auch in Ihren Kostenplan passt und Ihnen und Ihrer Firma jede Menge neues Potenzial eröffnet, um weiterhin am Markt erfolgreich zu sein.

Abschreibung und Nutzungsdauer: Kann eine ERP-Software steuerlich geltend gemacht werden?

Seit 2005 ist die Möglichkeit der Abschreibung von ERP-Software gesetzlich geregelt. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer wurde somit vom Bundesfinanzministerium auf 5 Jahre festgelegt.

Abschreibung von ERP-Systemen: Die steuerliche Behandlung

Herkömmliche Standard-Software kann in der Regel mit einer Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben werden, was sich somit auch an der Abschreibungsdauer von Hardware orientiert. Um eine Regelung für betriebswirtschaftliche Softwaresysteme wie ERP zu finden und festzulegen, musste die durchschnittliche Nutzungsdauer zunächst mittels mehrerer Umfragen bei verschiedensten Unternehmen genauer untersucht werden. Mithilfe der Industrie- und Handelskammer sowie den an den Umfragen teilnehmenden Firmen konnte das Bundesfinanzministerium (BMF) dann im Jahr 2005 eine abschreibbare Nutzungsdauer von 5 Jahren festlegen. Eine nicht kostenlos erworbene ERP-Software wird somit als Standard-Software eingestuft, die als aktivierungspflichtiges, immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens angesehen wird. Die fünfjährige Nutzungsdauer hängt dabei nicht von einem Wartungsvertrag ab. Die erworbene ERP-Software muss als Anlagevermögen aktiviert werden und wird für einen Zeitraum von insgesamt 5 Jahren linear abgeschrieben. Unwichtig ist hierbei auch, ob die ERP-Systemlösung als Komplettpaket oder in einzelnen Modulen gekauft wurde. Auch die Anzahl der ERP-Anbieter spielt keine Rolle für die Abschreibung.

ERP-Software: Abschreibung weiterer Aufwendungen

Bei der Einführung und Implementierung entstehen nicht nur Kosten für die Anschaffung des ERP-Systems an sich. Hinzu kommen auch sogenannte Anschaffungsnebenkosten, die durch die Implementierung erzeugt werden. Dazu gehören:

  • individuelle Anpassungen an den Betrieb (Customizing)
  • Auswahl von Zusatzmodulen
  • Erweiterungen der ERP-Lösung

Je nach Art der Software-Lösung gibt es außerdem spezielle Regelungen für die steuerliche Behandlung:

  • Kommt es unter Umständen zu einer individuellen Softwarelösung, müssen die damit verbundenen Aufwendungen als Herstellungskosten behandelt werden.
  • Trifft die sogenannte Eigenherstellung mit Aktivierungsverbot zu, sind die Aufwendungen dafür als Betriebsausgaben zu sehen.
  • Falls das Unternehmen die ERP-Software selbst „herstellt“, handelt es sich betriebswirtschaftlich um sofort abziehbare Betriebsausgaben.

Beim BMF ist außerdem ein Katalog zu diesem Thema erhältlich, der zahlreiche sofort abziehbare Betriebsausgaben beinhaltet und der als Orientierung dienen kann. Grundsätzlich beginnt die Abschreibung der ERP-Software mit ihrer Betriebsbereitschaft.