Welche ERP-Kosten
kommen auf mich zu?

Wenn Sie planen, eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einzusetzen, kommen neben den Anschaffungskosten in der Regel weitere Ausgaben für die Wartung und Implementierung hinzu. Welche Kosten Sie in Verbindung mit ERP unbedingt einkalkulieren sollten, erfahren Sie im Folgenden.

Was kostet eine ERP-Software?

Ähnlich wie beim Kauf eines Autos, kann diese Frage auch in Bezug auf eine ERP-Software nicht pauschal beantwortet werden. In erster Linie hängen die Gesamtkosten von zahlreichen Faktoren, wie zum Beispiel Funktionsumfang, Anzahl der Nutzer, Anpassung sowie Schulung und Wartung ab.

Interne Kosten entstehen bereits in der Planungsphase

Bevor überhaupt eine Entscheidung für eine passende ERP-Lösung getroffen ist, entstehen dem Unternehmen Kosten. Hauptursache ist unter anderem das recht langwierige Auswahlverfahren und die Beanspruchung des Personals, das zur Entscheidungsfindung und Analyse von seinen normalen Aufgaben abgezogen wird. Zudem muss im Vorfeld eine Prozessanalyse durchgeführt werden, um die späteren Funktionen und Module der ERP-Software genau bestimmen zu können. Bis dieser Prozess abgeschlossen und eine erste Entscheidung getroffen ist, kann eine Menge Zeit vergehen und Zeit ist bekanntlich Geld. Diese allerdings zu bestimmen und exakt aufzulisten, ist nahezu unmöglich.

Externe Kosten durch ERP-System bzw. Anbieter

Bei den Kosten, die direkt durch die ERP-Software bzw. den Anbieter entstehen, haben Sie als Unternehmer schon einen besseren Anhaltspunkt als bei den versteckten internen Kosten.

Die Angebote der ERP-Anbieter enthalten in der Regel Kosten für:

  • Hardware
  • den Erwerb von Lizenzen und Anzahl der User
  • Konfiguration und Migration

In den meisten Fällen nicht inbegriffen sind Kosten für:

  • Anpassung (Customizing) des Systems im laufenden Projekt
  • Schulung des Personals
  • Wartung und System-Updates
  • Beratung vor, während und nach der ERP-Integration

Da sich die Phase der Einführung einer neuen ERP-Lösung nicht nur über ein paar Monate sondern durchaus über ein paar Jahre erstrecken kann, sollten Sie bei den Anbietern auch unbedingt die Folgekosten für die kommenden Jahre erfragen und darauf hoffen, ein möglichst konkretes Angebot zu erhalten.

Die Hauptkosten für eine ERP-Software

Auch wenn es mit den Kosten für die ERP-Einführung noch lange nicht getan ist, ist es für Sie wichtig zu wissen, welche Hauptkosten dabei auf Sie zukommen. Die Höhe dieser Kosten hängt vor allem von diesen Faktoren ab:

  • erforderliche Anzahl an Funktionen und Modulen, die Sie in Ihrem Lastenheft bestimmt haben
  • Anzahl der Nutzer, diemit dem ERP-System arbeiten, und die entsprechende Anzahl an Lizenzen
  • Aufwand für das sogenannte Customizing– also die Anpassung des ERP-Systems an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens

Selbst wenn Sie eine ERP-Software finden, die Ihre Anforderungen möglichst präzise erfüllen kann, muss das System immer noch angepasst und individualisiert werden. Nur so ist gewährleistet, dass Sie alle ERP-Vorteile nutzen können.

Schulungskosten für ERP

Bei der ERP-Schulung denkt man oft nur an die Kosten, die der ERP-Anbieter in Rechnung stellt, wenn er den Mitarbeitern das ERP-System erklärt und nahebringt. Doch hier geht es nicht nur um die Arbeitszeit des Anbieters, sondern auch um die fehlende Arbeitszeit des Personals infolge der Schulungsteilnahme. Die Phase der ERP-Schulung erstreckt sich oft über Wochen und Monate. Auch werden nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens gleichzeitig geschult. In der Regel konzentriert sich eine ERP-Schulung in erster Linie auf die Key-User, die vor dem Start des ERP-Projekts bestimmt wurden. Normalerweise gibt es einen bis zwei Key-User pro Abteilung (je nach Größe), die ihr erworbenes Wissen dann später wiederum an ihre Kollegen weitergeben. Bei den ERP-Schulungen handelt es sich somit um externe Kosten, die mit internen Kostenfaktoren einhergehen und nicht unterschätzt werden sollten.

Kosten für Update und Wartung der ERP-Software

Auch eine neue ERP-Software muss gewartet werden. Die regelmäßige Prüfung des Systems wird meist durch einen Wartungsvertrag vereinbart, dessen Gebühren jährlich berechnet werden. Neben der Wartung kommen – je nach Art des ERP-Systems – regelmäßige Updates hinzu, die ebenfalls extra bezahlt werden müssen. Manchmal kommt es auch zu einem sogenannten Release-Wechsel, bei dem vielleicht sogar Teile der Hardware ersetzt werden müssen. Ein solcher Release-Wechsel kann eine relativ große Sache sein, denn auch hier müssen die Mitarbeiter in Bezug auf die Änderungen erneut geschult werden.

Sichtbare und unsichtbare Kosten eines ERP-Systems

Achten Sie bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung darauf, dass die Angebote der ERP-Anbieter so präzise wie möglich ausfallen und haken Sie in Sachen indirekter Kosten oder möglicher Folgekosten auf jeden Fall nach. Cloud-Lösungen gibt es beispielsweise schon ab rund 20 Euro pro Nutzer und Monat. Standard-ERP-Lösungen hingegen liegen auch gerne im sechsstelligen Bereich.

Unklare Kosten bei Einführung einer ERP-Software

Auch beim genauesten Angebot eines ERP-Anbieters können die Kosten im Nachhinein abweichen und noch Jahre später böse Überraschungen mit sich bringen. Natürlich kann Ihnen ein ERP-Berater seinen Stundensatz nennen oder ein Pauschalangebot für Planung und Umsetzung abgeben. Wenn es aber zu unvorhergesehenen Problemen kommt oder sich die Einführung des neuen ERP-Systems in die Länge zieht, können das weder ERP-Anbieter noch Berater vorhersehen oder beeinflussen. Hier lohnt sich dagegen wieder ein Blick auf die Erfahrungswerte von anderen Unternehmen, die die Einführung bereits hinter sich haben und erfolgreich mit einem ERP-System arbeiten. Investieren Sie außerdem genügend Zeit für die Planungsphase, um alle Risiken möglichst genau abwägen zu können.

Erfahrungswerte helfen bei der Kosteneinschätzung

Nicht nur hinsichtlich der Umsetzung einer ERP-Software an sich kann der Austausch mit anderen Unternehmen der gleichen oder einer ähnlichen Branche und Größe von Vorteil sein. Sofern sich die Firma dazu bereit erklärt, Ihnen einen Einblick in die Umstände und Kosten ihres neuen ERP-Systems zu gewähren, haben Sie bereits einen ersten Eindruck von dem, was auf Sie zukommt. Außerdem können Sie sich Erfahrungswerte einholen und herausfinden, wie genau sich die ERP-Einführung gestaltet und mit welchen Risiken und Hindernissen zu rechnen ist. Um einen solchen Kontakt herzustellen, fragen Sie bei Ihren favorisierten ERP-Anbietern nach bisherigen Referenzen. So erhalten Sie automatisch die Ansprechpartner für einen eventuellen Informationsaustausch.

Lohnt sich der Einsatz einer kostenlosen ERP-Software im Unternehmen?

Wer sich nicht davor scheut, bei einem kostenlosen ERP-System selbst Hand an die Quell- und Programmiercodes zu legen, kann auch auf ein sogenanntes Open Source ERP zurückgreifen. Unternehmen sollten sich jedoch über die Unterschiede zwischen einem kostenlosen und einem gebührenpflichtigen ERP-System bewusst sein.

ERP-System: Gebührenpflichtig oder lizenzfrei?

Für ein „richtiges“ ERP-System muss häufig tief in die Tasche gegriffen werden. Der klare Vorteil einer professionellen Software gegenüber einem kostenlosen Open Source ERP liegt darin, dass Sie stets einen Ansprechpartner an Ihrer Seite haben: den fachkundigen ERP-Anbieter selbst. Bei einem kostenlosen ERP-System müssen sich Unternehmen in den meisten Fällen selbst um die Integration und Anpassung der Software kümmern. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es bei ERP ohne kostenpflichtigen Lizenzen immer wieder zu technischen Herausforderungen kommt, die innerhalb des Unternehmens und ohne Hilfe des Anbieters bewältigt werden müssen.

Sofern der firmeninterne IT-Fachmann ausreichende Kenntnisse auf diesem Gebiet hat, mag dies machbar und dann auch von Nutzen sein. Doch im Normalfall stehen Unternehmen und Betriebe allein auf weiter Flur und besitzen ein kostenloses ERP-System, das sie nicht vollumfänglich nutzen können. Es herrscht bei diesen ERP-Versionen ein hoher Anpassungsbedarf, um die Software auf die Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens zuzuschneiden.

Versteckte Gebühren einer kostenlosen ERP-Software

Da bei einer kostenlosen ERP-Software die Lizenzgebühren in der Regel wegfallen, erhoffen sich die Unternehmen eine erhebliche Kostenersparnis. Trotzdem gibt es unter den Anbietern von Open Source ERP auch Firmen, die alleine für die Bereitstellung eine bestimmte Gebühr erheben. Der Vorteil einer kostenlosen ERP-Software ist allerdings die unbegrenzte Nutzungsdauer und das fehlende Risiko, gegen Lizenzen zu verstoßen. Zusätzlich können meist beliebig viele User auf das System zugreifen. Stellt sich jedoch nach einer gewissen Testphase heraus, dass nicht der erhoffte Nutzen eintritt und manche Funktionsbereiche schlichtweg nicht abgebildet werden können, haben Sie nicht nur wertvolle Zeit investiert, sondern im schlimmsten Fall auch einen bestimmten Betrag für die Bereitstellung als Lehrgeld bezahlt. Umso teurer könnte die Umstellung des gesamten Unternehmens auf eine kostenpflichtige ERP-Lösung werden, wenn Sie noch einmal von vorne beginnen müssen.

Für wen eignet sich eine ERP-Freeware?

Gerade bei kleineren Unternehmen oder Selbstständigen mit einer überschaubaren Mitarbeiterzahl kann es sich in der Tat lohnen, einen Blick auf eines der kostenlosen ERP-Softwareangebote zu werfen. In solch einem Fall ist das Budget meist gering und die Ausgaben bleiben bei einer Open-Source-Software überschaubar – wenn denn überhaupt Gebühren anfallen. Mittelständische und große Firmen sowie Konzerne dagegen sollten sich an einen zuverlässigen ERP-Anbieter wenden und die Investition in eine kostenpflichtige ERP-Lösung wagen. Denn Anbietern von günstigen oder kostenlosen ERP-Systemen fehlt oft auch das nötige Wissen, um ein ausgereiftes ERP-System auf den Markt zu bringen. Es kommt dadurch öfter vor, dass bei der Anschaffung beispielsweise die Finanzmodule nicht ausreichen oder andere Module angeschafft und integriert werden müssen. Das kostet Zeit und damit Geld.

Mit dem richtigen ERP-Anbieter auf der sicheren Seite

Ein weiteres Problem, das bei kostenloser ERP-Software auftreten kann, ist die Unsicherheit, wie und ob das System zukünftig weiterentwickelt wird. Hier sind Sie meist wieder auf sich alleine gestellt oder von den Erfahrungswerten anderer Nutzer abhängig. Auch in Bezug auf Sicherheit und Systemausfälle übernehmen die Anbieter günstiger oder kostenfreier ERP-Software oft keinerlei Haftung. So kann ein einziger Systemfehler bereits zu einem großen wirtschaftlichen Verlust führen. Auch wenn es sich bei der Anschaffung einer neuen ERP-Software anfangs um eine bedeutende und vermeintlich hohe Investition handelt, so können Sie mit einer lizenzpflichtigen Software auch eine Vielzahl an Vorteilen nutzen. Für kleine Betriebe hingegen kann sich die Anschaffung einer lizenz- und gebührenfreien ERP jedoch durchaus lohnen und ausreichen.

Warum lohnt sich für Unternehmen der Kauf eines ERP-Systems?

Mit einer modernen ERP-Lösung lassen sich alltägliche Betriebsabläufe ganz gezielt steuern und vereinfachen. Das kann nicht nur den Unternehmenserfolg langfristig steigern, sondern auch den Arbeitsaufwand dauerhaft senken – ein großer Vorteil für alle Beteiligten.

Neues Potenzial mit dem richtigen ERP-System

Aufgrund der Zeit- und Kostenersparnis, die mit einer ERP-Software einhergeht, können sich Unternehmen auf wichtige und neue Aufgaben konzentrieren. Besonders für das Wachstum einer Firma ist es wichtig, eine solide und geordnete Basis zu schaffen, auf der aufgebaut werden kann. Sind alle Daten im ERP-System eingegeben und werden regelmäßig gepflegt, gewinnen Sie ein hohes Maß an Produktivität. Diese können Sie in neue Projekte investieren, um den Unternehmenserfolg anzukurbeln.

ERP: Behalten Sie den Überblick

Je größer und schneller ein Betrieb wächst, umso schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Um bürokratisches Chaos und komplexe Prozesse zu verhindern, bietet eine ERP-Software klare und geordnete Strukturen. Das ermöglicht Ihnen und Ihrem Personal eine gezielte Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsabläufe.

Wann sollte ein ERP-System gekauft werden?

Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind auch die Geschäftsprozesse, die jede Abteilung abzubilden hat. Mit zunehmendem Wachstum und dem Wunsch nach mehr Automatisierung, Transparenz und Kontrolle kann der Kauf einer ERP-Lösung also durchaus ratsam sein.

ERP für KMU

Bereits in kleinen Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern kann sich ein entsprechend kleines, aber effizientes ERP-System lohnen. Wird beispielsweise die Buchhaltung intern erledigt, Ihnen reicht jedoch eine einfache Buchhaltungssoftware nicht aus, kommt ein ERP-System ins Spiel. Hinzu kommt, dass das gesamte Wissen, die Erfahrung und das Know-how in einem System gebündelt werden kann. Das heißt: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleiben Ihnen trotzdem wichtige Informationen erhalten, die Sie zugunsten der Kundenbeziehungen weiterhin nutzen können.

ERP-Software für wachstumsstarke Unternehmen

Nahezu jedes Unternehmen hat das Potenzial zu wachsen. Je beliebter die Produkte oder Dienstleistungen einer Firma sind, umso größer kann sie werden und umso komplexer werden die internen Geschäftsabläufe. Damit Ihr Unternehmen sich in diesem Fall nicht bei der Anpassung einzelner IT-Insellösungen verzettelt und unnötig Kosten entstehen, ist es sinnvoll, sämtliche Prozesse in einem ERP-System zu integrieren. So haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Vorgänge zu automatisieren und aufgrund des firmenweiten Zugriffs auf Daten und Informationen wertvolle Zeit einzusparen. Gerade bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen, die weltweit über mehrere Niederlassungen verfügen, ist eine moderne ERP-Software die Grundlage für eine international funktionierende Kommunikation und Zusammenarbeit.

Mehr Effizienz durch ERP

Es gibt Unternehmen, die über beeindruckende Produkte und die neuesten Innovationen verfügen, jedoch lässt der Erfolg auf sich warten. Geschäftsleitung und Angestellte haben das Gefühl, alles zu geben und trotzdem scheint es nicht zu reichen – die Zahlen sprechen eine andere Sprache. Diese Umstände könnten damit zusammenhängen, dass die internen Workflows noch sehr veraltet und umständlich sind. Es wird vielleicht noch mit haufenweise Notizzetteln gearbeitet, lange Dienstwege sind an der Tagesordnung und um an wichtige Informationen zu kommen, muss das Archiv auf den Kopf gestellt werden. Bei einer solchen oder ähnlichen Arbeitsweise werden oft wichtige und auch wertvolle Ressourcen verschenkt und mögliches Potenzial nicht genutzt. Ein ERP-System kann hier helfen, indem es zum Beispiel:

  • alle Abteilungen miteinander vernetzt, um lange Dienstwege auszuschließen.
  • Prozesse automatisiert oder vereinfacht, um dadurch Zeit und Geld zu sparen.
  • eindeutige Kennzahlen liefert, die der Geschäftsleitung zeigen, wo das Unternehmen steht.
  • alle wichtigen Daten in einer zentralen Datenbank speichert.
  • alle Informationen und Workflows digitalisiert, um Papierchaos zu vermeiden.

Professionelles Auftreten dank integrierter Unternehmenslösungen

Fehlt in einem Unternehmen die richtige Software, steigt die Fehleranfälligkeit. Angeforderte Informationen können womöglich gar nicht oder nicht schnell genug gefunden werden. Besonders wenn es um die Interaktion mit Kunden geht, sollte ein derartiges Durcheinander vermieden werden, da es für alles andere als Professionalität spricht.

Ein ERP-System hingegen ermöglicht es Unternehmen, alle wichtigen Daten zu integrieren, welche für die Bewirtschaftung der Unternehmensressourcen essentiell sind:

  • Material
  • Maschinen
  • Finanzen
  • Arbeitskräfte
  • Zeit
Schaubild: Daten, die in ERP-Systemen abgebildet werden

Auf Basis all dieser erfassten und verarbeiteten Daten kann eine ERP-Software stets aktuelle Informationen liefern. Damit bietet Ihnen ein ERP-Programm die optimale Grundlage für die Planung, Steuerung und Kontrolle Ihres Unternehmens sowie für operative und strategische Entscheidungen. So überzeugen Sie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner von Ihrer Kompetenz. Und auch Ihren Mitarbeitern bleiben dadurch unangenehme Situationen erspart.

Optimale Steuerung und Kontrolle dank ERP-System

Die Welt wird immer schnelllebiger. Daher ist es besonders wichtig, dass auch Unternehmen entsprechend zügig und individuell auf eine veränderte Marktsituation reagieren können: Erhalten Sie von einem Großkunden oder einem potenziellen Neukunden eine Anfrage, sollten Sie Ihr Angebot schneller als die Konkurrenz abgeben – vor allem, wenn diese mit billigeren Preisen lockt. In dem Fall ist Organisation, Planung und Steuerung das A und O, um wirklich schnell und effektiv reagieren zu können. Zwar kann Ihr Controlling gut mit Zahlen umgehen, doch auch die müssen vorher erst einmal geliefert werden. Eine ERP-Software sorgt für eine wesentlich schnellere Bereitstellung der erforderlichen Zahlen, Daten und Fakten, als es ein anderes System in der Regel kann. Und hierbei gilt: Je besser das ERP-System gepflegt und verwaltet wird, umso schneller werden Sie mit konkreten Zahlen bedient. Zudem ermöglicht ein ERP-System:

  • eine genaue Budgetplanung
  • ein präzises Erstellen von Kostenrechnungen
  • die Lieferung wichtiger Reports an die Unternehmensleitung

Wägen Sie die Vor- und Nachteile, die eine ERP-Software für Ihr Unternehmen haben kann, in aller Ruhe ab und ziehen Sie gegebenenfalls einen unabhängigen ERP-Berater für eine fachkundige Meinung hinzu. Er kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob und wann ein ERP-System sinnvoll ist. Bestimmt schlummern in Ihrem Unternehmen auch Prozesse, die optimiert werden können.

Wie finde ich die richtige ERP-Software?

Um bei der Vielzahl an Angeboten den Überblick zu behalten und die richtige Softwarelösung für Ihr Unternehmen herauszufiltern, sollten Sie alle Abteilungen, Prozesse und Anforderungen, die erfüllt werden müssen, in Ihre Entscheidung mit einbeziehen.

ERP-Software für das gesamte Unternehmen

Anders als bei herkömmlichen IT-Lösungen, die oft nur für einzelne oder wenige Abteilungen eingesetzt werden, betrifft ein ERP-System das ganze Unternehmen und findet abteilungsübergreifend Anwendung. Demnach sollten Sie bei der Planung einer ERP-Software nicht nur auf die Kosten, sondern auch genau darauf achten, dass wirklich alle internen Bedürfnisse abgedeckt werden können. Abteilungen, die von einer ERP-Software besonders profitieren, sind unter anderem:

  • Einkauf
  • Materialwirtschaft & Logistik
  • Projektmanagement
  • Vertrieb & Marketing
  • Finanzwesen & Controlling
  • Arbeitsvorbereitung & Versand
  • Geschäftsleitung

Ein ERP-System ist eine umfangreiche Business-Software, die das gesamte Unternehmen als Einheit betrifft. Beziehen Sie daher alle betroffenen Abteilungen schon vor der Planungsphase mit ein und erarbeiten Sie zusammen mit den Key-Usern ein allumfassendes Anforderungsprofil für Ihre neue ERP-Software.

ERP-Software mit ausreichend Flexibilität

Zwar müssen bereits vor der Einführung einer neuen Unternehmenslösung alle Anforderungen und gewünschten Module genau unter die Lupe genommen werden, dennoch sollte das System über ein gewisses Maß an Flexibilität verfügen. Da sich Kundenbedürfnisse und Marktsituation in einem stetigen Wandel befinden, sollte auch Ihre ERP-Software nach der Integration in der Lage sein, auf entsprechende Veränderungen zu reagieren. Wichtig sind also nicht nur die aktuellen Funktionen des ERP-Systems, sondern auch die Anpassungsfähigkeit an die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens.

ERP-Software: Effizienz und Kostenfaktor

Die Hauptgründe für die Einführung einer ERP-Software sind an erster Stelle die gewünschte Prozessoptimierung und die damit verbundene Kosteneinsparung. Damit ein Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben kann, muss es wachsen und in seinen Geschäftsabläufen schneller und effizienter arbeiten können. Um dies zu gewährleisten, muss genau das richtige ERP-System für Ihre Firma gefunden werden. Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der richtigen Wahl:

  • Definieren Sie die Anforderungen, die Sie an eine ERP-Software haben.
  • Führen Sie eine präzise Prozessanalyse durch und ziehen Sie ggf. einen Berater hinzu.
  • Besprechen Sie die Details mit den Key-Usern aller Abteilungen, um etwaige Lücken aufzudecken.
  • Setzen Sie sich einen Zeit- und Kostenrahmen für die Einführung.
  • Testen Sie unterschiedliche ERP-Lösungen vor der Entscheidung, um zusätzlich auch eine nutzerfreundliche Version auszuwählen.

Die genaue Vorgehensweise bei einer ERP-Implementierung finden Sie in hier.

Kauf, Miete, Leasing von ERP-Software – Was eignet sich am besten für mein Unternehmen?

Auf der Suche nach einem passenden ERP-System, stellt sich natürlich irgendwann die Frage, ob Sie die Softwarelösung kaufen, mieten oder leasen möchten. Wir haben die wichtigsten Vor- und Nachteile zusammengefasst:

Kauf Leasing Miete

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Nach dem Kauf geht das Nutzungsrecht der Software, ihrer Module sowie aller User-Lizenzen in Ihren Besitz über. Sie können sie unein-geschränkt und unbefristet nutzen. Sie zahlen eine vorab festgelegte Summe als Leasingrate. Das schont die Liquidität Ihrer Firma. Nach Ablauf des Leasing-vertrags gehen die Nutzungs-rechte in Ihren Besitz über. Bei Mietmodellen (häufig in Form von SaaS-Lösungen) fallen periodische Mietzahlungen an, wobei die Wartungs- und Servicekosten meist inklusive sind.

Sie müssen eine vergleichsweise hohe Anfangsinvestition tätigen. Die Gesamtkosten sind in der Regel höher als beim Kauf. Langfristig können die Gesamtkosten wesentlich höher werden als beim Leasen oder Kaufen. Die Software geht außerdem nie in Ihren Besitz über.

Auswahlkriterien für ein ERP-System

Um in Ihrem Unternehmen alle Vorteile eines ERP-Systems auch voll nutzen zu können, sollten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung große Sorgfalt walten lassen. Schließlich ist es extrem wichtig, dass die Software optimal zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen sowie zum gesamten Unternehmen und den Geschäftsprozessen passt.

Sollten Sie sich noch nicht sicher sein, was Sie bei der Auswahl Ihres neuen ERP-Systems beachten müssen, können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

  • Decken die Software-Funktionen Ihre Bedürfnisse ab?
  • Entspricht das System allen relevanten, gesetzlichen ERP-Richtlinien und den steuerrechtlichen Vorgaben (z.B. GoBD)?
  • Können Sie das Programm auch an zukünftige Anforderungen anpassen?
  • Gibt es möglicherweise bekannte Referenzkunden?
  • Welche Potenziale birgt der Systemanbieter?
  • Wie steht es um das Preis-/Leistungsverhältnis?

Nur wenige Betriebe besitzen das nötige Know-how, um die Auswahl und Einführung von ERP-Lösungen in der Praxis ohne externe Unterstützung zu realisieren. Sollte das auch bei Ihnen der Fall sein, wenden Sie sich vor dem Kauf am besten an einen Unternehmensberater. Dieser kann Ihnen bei der Auswahl einer passgenauen Lösung für Ihr Unternehmen eine große Hilfe sein.

Den passenden ERP-Anbieter finden

Aufgrund der stetigen Weiterentwicklung von IT-Lösungen im Allgemeinen, gestaltet es sich oft schwierig, die optimale ERP-Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Wahrscheinlich tauchen dann Fragen auf, wie zum Beispiel:

  • Ist die Version noch aktuell?
  • Entspricht sie den Anforderungen der Firma?
  • Gibt es eine bessere Alternative?
  • Mit welchen Kosten muss ich für die Einführung des ERP-Systems rechnen?
  • Wie umfangreich muss die ERP-Software sein?
  • Ist diese auch in 10 Jahren noch ausreichend?

Das alles sind Fragen, die Sie mithilfe eines externen Beraters klären können. Er kennt in der Regel die besten ERP-Anbieter und kann Ihnen dabei helfen, die aktuellste und für Sie praktischste ERP-Software zu finden. Wichtig ist vor allem, dass das System…

  • alle Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt
  • in Ihren Kostenplan passt
  • Ihrer Firma jede Menge neues Potenzial eröffnet, um weiterhin am Markt erfolgreich zu sein

Anbieter moderner ERP-Software

Die Zahl an Unternehmen, die heute spezielle Programme im Bereich Enterprise Resource Planning nutzt, ist groß. Dementsprechend ist die Auswahl an ERP-Systemen auf dem Markt schon seit geraumer Zeit alles andere als übersichtlich.

Es gibt zahlreiche Hersteller, die moderne und leistungsfähige ERP-Systeme anbieten. Hier einige bekannte ERP-Anbieter auf einen Blick:

  • Sage
  • SAP
  • Oracle
  • Enfore
  • Asseco
  • faveo 365
  • deltra orgaMAX
  • SAP Business One
  • APplus
  • proALPHA ERP
  • JDEdwards Enterprise One (Oracle)
  • Scopevisio
  • myfactory
  • weclapp
  • kameon ERP
  • Microsoft Dynamics NAV
  • WaWision
  • Infor LN
  • DATEV Mittelstand pro
  • abas ERP

Die verschiedenen ERP-Lösungen der Anbieter aus der obigen Liste haben ein paar Gemeinsamkeiten. So sind einige der ERP-Systeme beispielsweise modular aufgebaut. Das bedeutet, Sie können jederzeit unterschiedliche ERP-Module und -Funktionen zu Ihrer ERP-Software hinzubuchen. Damit lassen sich viele der ERP-Systeme aus unserer Übersicht den individuellen Anforderungen Ihres Betriebs anpassen. Hinzu kommt, dass Ihnen zahlreiche Hersteller zusätzliche Software-Erweiterungen zur Verfügung stellen, mit denen Sie Ihr ERP-System zum Beispiel noch besser auf Ihre jeweilige Branche ausrichten können. Um Ihnen die Auswahl für eine passende ERP-Software etwas einfacher zu gestalten, sollten Sie auf folgende Dinge achten:

Der ERP-Anbieter…

  • stellt langfristig ERP-Software her
  • bietet ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis
  • ermöglicht eine schnelle Anpassung an die Geschäftsprozesse des Unternehmens
  • unterstützt die Integration anderer Anwendungen
  • hat überzeugende Referenzen
  • bietet ein breites Angebot an ERP-Modulen
  • verfügt über entsprechende Branchenkenntnisse
  • erleichtert die Migration von ERP-Anwendungen ins Web
  • unterstützt digitale Geschäftsmodelle
  • stellt ERP-Module als webbasierte Anwendungen zur Verfügung

Neben den Gemeinsamkeiten gibt es jedoch auch einige Unterschiede – beispielsweise im Hinblick auf Art und Leistungsumfang. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, unabhängig von der gewählten Unternehmensform und -größe eine passende ERP-Lösung zu finden.

Für Großunternehmen und Konzerne ist der ERP-Markt noch relativ überschaubar. Er wird von namhaften Providern wie SAP, Microsoft und Oracle dominiert. Diese gehören zu den wenigen großen Anbietern, die langjährige Erfahrung im Bereich Enterprise Resource Planning besitzen. Betrachtet man die ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), wird es wesentlich unübersichtlicher, da hier die Auswahl am größten ist. Anbieter wie Infor, kameon ERP oder WaWision fallen unter anderem in diesen Bereich.

In den letzten Jahren haben darüber hinaus Cloud-ERP-Lösungen immer mehr an Bedeutung gewonnen. Hierzu zählen zum Beispiel Scopevisio, weclapp und myfactory. Die webbasierten Systeme bieten gegenüber festinstallierten On-Premise-Lösungen folgende Vorteilen:

  • Übersichtlicher Aufbau
  • Überschaubarer Leistungsumfang
  • Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig
  • Arbeiten von unterwegs

Aus diesen Gründen eignet sich Cloud ERP optimal für KMU.

Abschreibung und Nutzungsdauer: Kann eine ERP-Software steuerlich geltend gemacht werden?

Seit 2005 ist die Möglichkeit der Abschreibung von ERP-Software gesetzlich geregelt. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer wurde somit vom Bundesfinanzministerium auf 5 Jahre festgelegt.

Abschreibung von ERP-Systemen – Die steuerliche Behandlung

Herkömmliche Standard-Software kann in der Regel mit einer Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben werden, was sich somit auch an der Abschreibungsdauer von Hardware orientiert. Um eine Regelung für betriebswirtschaftliche Softwaresysteme wie ERP zu finden und festzulegen, musste die durchschnittliche Nutzungsdauer zunächst mittels mehrerer Umfragen bei verschiedensten Unternehmen genauer untersucht werden. Mithilfe der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie den an den Umfragen teilnehmenden Firmen konnte das Bundesfinanzministerium (BMF) dann im Jahr 2005 eine abschreibbare Nutzungsdauer von 5 Jahren festlegen. Eine kostenpflichtig erworbene ERP-Software wird somit als Standard-Software eingestuft, die als aktivierungspflichtiges, immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens angesehen wird.

Die fünfjährige Nutzungsdauer hängt dabei nicht von einem Wartungsvertrag ab. Die erworbene ERP-Software muss als Anlagevermögen aktiviert werden und wird für einen Zeitraum von insgesamt 5 Jahren linear abgeschrieben. Unwichtig ist hierbei auch, ob das ERP-System als Komplettpaket oder in einzelnen Modulen gekauft wurde. Auch die Anzahl der ERP-Anbieter spielt keine Rolle für die Abschreibung.

ERP-Software – Abschreibung weiterer Aufwendungen

Bei der Einführung und Implementierung entstehen nicht nur Kosten für die Anschaffung des ERP-Systems an sich. Hinzu kommen auch sogenannte Anschaffungsnebenkosten, die durch die Implementierung erzeugt werden. Dazu gehören:

  • individuelle Anpassungen an den Betrieb (Customizing)
  • Auswahl von Zusatzmodulen
  • Erweiterungen der ERP-Lösung

Je nach Art der Software-Lösung gibt es außerdem spezielle Regelungen für die steuerliche Behandlung:

  • Kommt es unter Umständen zu einer individuellen Softwarelösung, müssen die damit verbundenen Aufwendungen als Herstellungskosten behandelt werden.
  • Trifft die sogenannte Eigenherstellung mit Aktivierungsverbot zu, sind die Aufwendungen dafür als Betriebsausgaben zu sehen.
  • Falls das Unternehmen die ERP-Software selbst programmiert, handelt es sich betriebswirtschaftlich um sofort abziehbare Betriebsausgaben.

Beim BMF ist außerdem ein Katalog zu diesem Thema erhältlich, der zahlreiche sofort abziehbare Betriebsausgaben beinhaltet und der als Orientierung dienen kann. Grundsätzlich beginnt die Abschreibung der ERP-Software mit dem Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft.